TCE-ES institui Comissão de Avaliação de Documentos para atualizar gestão documental

O Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) decidiu institui a Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), grupo que será responsável por fazer a análise dos documentos produzidos e acumulados no Tribunal, sejam físicos ou eletrônicos, para estabelecer prazos para sua guarda nas fases atual e intermediária e sua destinação final. 

Após a análise, pode ser decidida a eliminação ou recolhimento do documento para guarda permanente, conforme esteja previsto na tabela de temporalidade e destinação de documentos. A criação da resolução foi feita por meio da Resolução 353/2021, disponibilizada no Diário Oficial de Contas desta quarta-feira (9).  

A Comissão será composta por servidores de diferentes unidades do Tribunal, com no mínimo por cinco membros, incluindo o seu presidente, que será designado preferencialmente por servidor lotado na unidade de protocolo ou arquivo do Tribunal.

Conforme a resolução, os documentos poderão ser avaliados como “de valor permanente”, que não poderão ser eliminados, ou “de valor temporário ou eventual”, destinados à eliminação.

Os de valor permanente são aqueles relativos à origem, desenvolvimento ou extinção do TCE-ES, que reflitam o desenvolvimento de atividades e a organização da Corte, registros audiovisuais e sonoros, em diferentes suportes, referentes à atividades, obras e eventos do Tribunal, e ainda documentos que firmem jurisprudência ou relativos à administração de pessoal que firmem direito do interessado.

A mudança

Conforme a resolução, a criação da Comissão se tornou necessária para que seja feita a revisão e atualização das normas internas que regulamentam a gestão documental, considerando as inovações tecnológicas e a implantação do protocolo e processos eletrônicos no TCE-ES.  

Outra questão foi a necessidade de padronizar a produção de documentos, fazendo a elaboração e atualização do Plano de Classificação de Documentos e da tabela de temporalidade do TCE-ES.

O Plano de Classificação de Documentos serve para nortear como será a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização. Utilizam-se códigos associados à classificação a fim de facilitar o manuseio, a memorização e localização visual das classes e subdivisões. 

No TCEES, a classificação ocorre por meio do sistema informatizado “e-TCEES”, e com a atualização que será feita, pretende-se manter somente as classificações que atualmente são utilizadas, facilitando a identificação do assunto ao qual determinado documento se refere.  

Já a Tabela de Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).

Com a nova comissão, pretende-se relacionar os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente) ao sistema informatizado “e-TCEES”. Fazer a fixação da temporalidade é imprescindível para se alcançar uma racionalização, para reduzir a massa documental dos arquivos e para ampliar o espaço físico de armazenamento, assegurando as condições de conservação dos documentos de valor permanente.