Limpeza de versões antigas de um arquivo
Se você inclui um documento no armazenamento de Equipe, ele é carregado e consome um espaço na pasta do setor. Se você insere o mesmo documento (com o mesmo nome, porém conteúdo diferente), a versão antiga ficará armazenada por um período, caso precise recuperá-lo. Em casos onde isso é feito com arquivos muito grandes, o espaço do setor rapidamente é estourado.
Quando o armazenamento de uma pasta da Equipe é estourado, o responsável do setor deve realizar a limpeza de arquivos desnecessários ou que já estão nos sistemas do TCE-ES (como o e-TCEES e o CidadES), conforme indicado na Portaria Normativa 00074/2018.
A seguir, confira o passo a passo que pode ser realizado pelo responsável do setor ou servidor que ele solicitar o acesso através de um chamado.
Procedimento
1. No Teams, clique em Equipes;
2. Clique em Geral referente à pasta da Equipe que está utilizando e em seguida na guia Arquivos;
3. Clique nos três pontos e selecione Abrir no SharePoint;
Figura 01 – Localização do Abrir no SharePoint
4. Clique em Conteúdo do site, na barra lateral esquerda;
5. Em seguida, clique em Configurações do site;
Figura 02 – Localização do Configuração do site
6. Clique em Métricas de Armazenamento;
Figura 03 – Localização do “Métricas de Armazenamento”
7. Ao acessar, identifique a pasta com maior quantidade de dados;
Figura 04 – localização de um arquivo com a maior quantidade de Dados
8. Localize um arquivo e verifique se na última coluna há a frase Histórico de Versões;
9. Clique em Histórico de Versão;
Figura 05 – Localização do “Histórico de versões”
10. Se houver muitas versões e você não precisa delas, clique em Excluir todas as versões. A última versão do arquivo será mantida;
11. Após realizar esse procedimento em todos os arquivos, exclua todos os arquivos da lixeira.