ROLRESP – Alterações no cadastro de responsáveis das unidades gestoras
Na remessa de Prestação de Contas Mensal (PCM), de acordo com o previsto no Anexo IV da IN 68/2020, é obrigatório o envio do arquivo ROLRESP.xml, onde são encaminhadas informações sobre os responsáveis pela UG, principalmente sobre o período em que eles iniciaram e finalizaram suas atividades no mês.
Os papéis que devem ser informados para todos os tipos de Unidade Gestora são: Gestor da UG, Contabilista Responsável, Responsável pelo Controle Interno e Procurador. O papel de Procurador não possui acesso ao CidadES, porém, com ele é possível acessar alguns processos no Acesso Identificado, seguindo estas regras.
Existe também o tipo de Responsável Membros da Diretoria, obrigatório apenas para as Unidades Gestoras Empresas Estatais Dependentes.
Segue abaixo alguns casos que podem trazer confusão no momento do preenchimento do ROLRESP.xml, sendo eles:
- Troca de responsável dentro do mês
Quando há uma troca de responsável antes do mês finalizar, devem ser informados os períodos (data inicial e data final) da atividade de cada responsável dentro do mês.
Por exemplo: Houve troca do Contabilista responsável, o primeiro esteve no papel do dia 1 ao dia 10 do mês, no dia 11, houve uma substituição por outra pessoa. Neste caso, devem ser apresentados os dois no arquivo ROLRESP.xml, informando que o primeiro ficou no papel do dia 1 ao dia 10 e o segundo do dia 16 ao dia 31.
Figura 01 – Exemplo do caso acima
- Ausência de um papel nomeado durante um período
Conforme a observação número 1 do arquivo ROLRESP.xml no Anexo IV da IN 68/2020, em caso de ausência de um responsável durante um período, apenas os campos TipoResponsavel, DataInicio e DataFim devem ser preenchidos para o envio do arquivo.
- Alteração no Rol de responsáveis e não no cadastro do sítio eletrônico do TCEES
Existem impeditivas geradas no CidadES quando as informações enviadas no ROLRESP.xml estão diferentes do cadastro efetuado diretamente no sítio eletrônico do TCEES, fazendo-se necessário atualizar o respectivo cadastro.
De acordo com a IN 68/2020, art. 6º e parágrafo único, no início de cada exercício, a UG obrigatoriamente deverá atualizar os seus dados cadastrais diretamente no sítio eletrônico do TCEES e cabe ao gestor, ao contabilista ou responsável pelo controle interno, providenciar a atualização dos dados da UG, sempre que houver qualquer alteração e/ou substituição de responsáveis.
Para realizar a substituição de responsáveis, pode ser utilizado está documentação disponível em nosso Portal da Ajuda.
