Bookings Compartilhado
O Bookings é uma ferramenta de agendamento de serviços, permitindo que você disponibilize os serviços ofertados por sua equipe e permita que os próprios usuários agendem o melhor horário para ser atendido.
Nesta documentação, você aprenderá como acessar e utilizar o Bookings para criar e gerenciar páginas de reserva compartilhada. Essa página permite que os usuários agendem compromissos e serviços oferecidos por sua equipe.
1. Acesse o site do Bookings;
2. Se não estiver logado, utilize as mesmas credenciais de acesso ao Microsoft 365.
1. Abra o Outlook;
2. No menu lateral, clique em Mais aplicativos;
3. Clique no Bookings;
Figura 01 – Localização do aplicativo “Bookings”
4. Depois de abrir o Bookings você pode fixar o aplicativo no Outlook clicando com o botão direito no ícone do Bookings e selecionando a opção Fixar.
Figura 02 – Localização do “Fixar”
1. No menu principal do Microsoft Bookings, clique em Criar Página de Reserva;
Figura 01 – Localização do “Criar página de reserva”
2. Na página Criar uma Nova página de reserva compartilhada:
- Insira Nome da reserva;
- Adicione um logotipo (opcional, para personalizar a página de reserva, que será exibido durante o agendamento);
- Tipo de empresa apropriado;
- Defina o Horário comercial.
3. Clique em Avançar;
4. Na seção Convidar Equipe, adicione equipes do Microsoft Teams ou membros da equipe que terão acesso à página de reserva, atribuindo a cada um uma função específica, existindo as funções:
- Membro da Equipe: Gerenciam disponibilidade e reservas atribuídas a eles;
- Administrador: Editam configurações, adicionam/removem membros e gerenciam reservas;
- Agendador: pode gerenciar reservas no calendário e nos detalhes do cliente. Eles têm acesso somente leitura a configurações, equipe e serviços.
- Visualizador: Visualizam reservas do calendário, sem poder modificá-las;
- Convidado: Atribuídos a reservas, mas sem acesso à caixa de correio de reserva.
5. Clique em Avançar;
6. Em Configurar um Serviço, defina os detalhes do serviço oferecido, como nome, descrição, duração e disponibilidade, personalizando data e hora de atendimento, se necessário e clique em Avançar;
7. Escolha quem pode agendar compromissos na página de reserva:
- Sem Autoatendimento: Todos os agendamentos feitos por membros da equipe;
- Pessoas na Minha Organização: Apenas pessoas da organização podem agendar;
- Qualquer Pessoa: Clientes externos também podem agendar compromissos.
8. Ao finalizar, clique em Criar.
Na criação da reserva, você adiciona detalhes da equipe, como: nome, número de telefone e endereço de e-mail e define horas de trabalho. Siga o passo a passo abaixo para adicionar, editar ou excluir sua equipe ou membros da equipe.
1. Acesse a página de reserva no Bookings e no menu lateral esquerdo, selecione Equipe;
2. Escolha a opção Adicionar nova equipe;
Figura 01 – Localização da opção “Adicionar nova equipe”
3. Na tela Adicionar equipe, você terá os campos:
- Pesquisar por pessoas ou grupos: Insira o nome, e-mail e telefone do membro da equipe;
- Iniciais: Será inclusa automaticamente, podando ser alterada;
- Campo de cor: Onde você poderá escolher a cor para o membro da equipe;
- E-mail: Será preenchido automaticamente;
- Número de telefone: não é um campo obrigatório;
- Função do membro da equipe: Por padrão virá Membro da equipe, porém, é possível escolher entre as opções Membro da Equipe, Agendador, Visualizador ou Convidado;
- Ative a opção Notificar todos os funcionários por e-mail quando uma reserva atribuída a eles for criada ou alterada;
- Se desejar que os eventos no calendário do Microsoft 365 afetem a disponibilidade, selecione Os eventos no calendário do Microsoft 365 afetam a disponibilidade;
- Na opção Usar horário comercial, você pode habilitar a função para definir o horário comercial padrão definido pela Microsoft, ou desabilitar essa opção para editar manualmente o horário comercial conforme necessário. Para editar o horário, basta seguir esse procedimento:
- Selecione um horário de início e término;
- Clique no símbolo + para adicionar uma nova linha para o dia da semana desejado;
- a nova linha, adicione um novo horário de início e término;
- Para excluir essa modificação clique no ícone de lixeira;
4. Clique em Salvar alterações para finalizar;
Figura 02 – Localização do “Salvar alterações”
5. Para Editar ou Excluir a equipe, você pode passar o mouse pelo membro da equipe e clicar no ícone correspondente a sua necessidade.
![](https://www.tcees.tc.br/ajuda/wp-content/uploads/sites/7/2024/07/image-1.png)
A seção Página de reservas é onde você configura a interface de agendamento para o seu público-alvo, permitindo que as pessoas agendem horários com sua equipe. Após personalizar e publicar essa página, os usuários poderão utilizá-la para marcar um horário.
1. Clique na reserva que deseja personalizar e selecione Página de Reservas;
Figura 01 – Localização do “Página de reservas”
2. Em Configurar Página de Reservas, você pode alterar as permissões:
- Disponível para Pessoas na Sua Organização: Permite que pessoas da sua organização agendem usando uma página interna de autoatendimento;
- Sem Autoatendimento: Não publica uma página de autoatendimento para clientes;
- Disponível para Qualquer Pessoa: Permite que pessoas na internet agendem usando uma página de autoatendimento pública.
Figura 02 – Localização do “Configurar página de reservas”
3. Na guia Gerenciar Sua Página de Reserva, você pode ajustar as configurações conforme sua preferência:
- Controle de acesso à página de negócios: Desative a indexação direta nos mecanismos de pesquisa para limitar o acesso à página ao link gerado;
- Consentimento para uso de dados do cliente: Solicite o consentimento do usuário para o uso de seus dados;
- Política de programação padrão: Configure políticas de agendamento, notificações por e-mail e equipe, semelhantes às opções disponíveis para cada serviço;
- Personalizar sua página: Selecione cores para a página de reserva;
- Configurações de região e fuso horário: Certifique-se que o fuso horário configurado é o (UTC-03:00) Brasília.
4. Após fazer as alterações desejadas, clique em Salvar.
Figura 03 – Localização do “Salvar”
A seção de Informações Comerciais contém todos os detalhes normalmente encontrados na página ‘Sobre Nós’, incluindo o nome da equipe ou do TCE-ES, endereço, número de telefone, URL do site, URL da política de privacidade, logotipo e horário comercial. Essas informações serão exibidas na página de reserva e nos lembretes enviados aos usuários pelo sistema de reservas.
1. No menu lateral da página de reserva, localize e clique em Informações Comerciais;
Figura 01 – Localização do “Informações comerciais”
2. Na seção Detalhes Básicos, insira o nome, endereço e número de telefone desejados para sua reserva;
3. Na seção Logotipo da empresa, adicione o logotipo do TCEES seguindo as seguintes instruções abaixo:
- Clique em Adicionar logotipo;
Figura 02 – Localização do Adicionar “logotipo”
- Selecione a imagem na sua pasta e clique em Abrir;
- Faça modificações opcionais, como adicionar cor ou ajustar o tamanho da imagem;
- Após as modificações, clique em Salvar Alterações;
Figura 03 – Localização do “Salvar alteração”
- Após salvar, pode optar por Alterar Logotipo ou Excluir o Logotipo;
Figura 04 – Localização do “Altera” e “Excluir”
4. Em Horário Comercial, configure o horário operacional desejado, que será o horário em que todas as reservas estarão restritas. Você pode definir restrições adicionais de tempo para cada serviço e membro da equipe nas páginas de Serviços;
Figura 05 – Localização do “Horário Comercial”
- Selecione um dia da semana;
- Clique no símbolo + para adicionar uma nova linha;
- Na nova linha, adicione um novo horário de início e término;
- Para excluir essa modificação, clique no ícone de lixeira;
Figura 06 – Localização do “Adicionar” e “Excluir”
5. Após fazer essas configurações, clique em Salvar.
Figura 07 – Localização do campo “Salvar”
É possível você agendar no calendário: feriados, eventos da equipe ou quando alguns dos membros da equipe estiverem de folga por motivos como doença, férias ou outras razões, ou seja, durante o período especificado, a equipe ou o membro da equipe não estará disponível para reservas.
1. Selecione a reserva criada e clique em Calendário no menu lateral;
Figura 01 – Localização do “Calendário”
2. No painel de navegação, escolha Adicionar Folga;
Figura 02 – Localização do “Adicionar Folga”
3. Preencha os detalhes: nome da folga, data de início e término, local e notas adicionais (visíveis apenas para você e sua equipe);
4. Selecione a equipe ou o membro específico que estará de folga;
5. Clique em Criar Folga.
Figura 03 – Localização do “Criar folga”
As reservas permitem que você crie perguntas personalizadas para os usuários durante o processo de reserva de compromissos.
As respostas dos usuários para essas perguntas podem ser visualizadas quando você consulta o compromisso deles no calendário de reservas.1. Entre na reserva desejada e clique em Serviços no menu lateral;
Figura 01 – Localização do “Serviços”
2. Selecione o serviço relacionado à reserva;
3. Clique em Editar Serviço;
Figura 02 – Localização do “Editar serviço”
4. Na aba Editar Serviço, vá para Campos Personalizados e clique em Adicionar um Campo Personalizado;
Figura 03 – Localização do “Adicionar um campo personalizado”
5. O sistema oferecerá duas opções de pergunta:
- Pergunta de Texto: Um campo de resposta livre onde o usuário pode digitar sua resposta;
- Pergunta Suspensa: Um campo onde o usuário pode selecionar uma opção de resposta de uma lista predefinida.
6. Após a criação da pergunta, clique em Salvar alteração;
7. Para excluir uma pergunta já salva:
- Clique no ícone de lápis ao lado da pergunta e, em seguida, clique no ícone da lixeira;
- Clique em Excluir para confirmar.
Figura 04 – Localização do botão “Excluir”
8. Para tornar a pergunta Obrigatória, selecione a pergunta e mova o ícone para obrigatória;
Figura 05 – Passo a passo para tornar a pergunta obrigatória
9. Ao finalizar, clique em Salvar alteração.
1. Acesse o link da reserva fornecido;
2. Selecione o tipo de serviço desejado na lista disponível;
3. Escolha a data e o horário que melhor se adequam à sua agenda;
4. A seleção da equipe é opcional, dependendo das opções oferecidas;
5. Preencha as informações solicitadas, como por exemplo:
- Nome e Sobrenome;
- E-mail;
- Número de telefone.
6. Se o serviço selecionado incluir perguntas adicionais, responda-as conforme solicitado;
7. Após revisar e confirmar suas informações, clique em Reservar para confirmar seu compromisso.
[/info] Para realizar o procedimento de reagendar e cancelar a reserva, basta seguir o procedimento da documentação Como remarcar ou cancelar um atendimento presencial? [/info]
A cada agendamento realizado a equipe recebe notificação em três lugares:
1. No e-mail, através de uma notificação sobre a nova reserva feita para aquele serviço;
Figura 01 – E-mail com a reserva feita
2. O agendamento também é inserido no calendário do Outlook;
Figura 02 – reserva no calendário do Outlook
3. No calendário do Teams.
Figura 03 – reserva no calendário do Teams
Para Exportar calendário, você consegue exportar até 120 dias de dados;
1. Clique em Exportar;
Figura 01 – Localização do “Exportar”
2. Selecione a Data de início;
3. Selecione a Data de concluso;
4. Ao finalizar, clique em Exportar.
Figura 02 – Passo a passo para o procedimento
1. Clique em Calendário e em seguida clique em Nova reserva;
Figura 01 – Localização da “Nova Reserva”
2. Selecione um Serviço;
3. Insira a data e hora de Início e Término;
4. Em Informações sobre o cliente, informe o Nome, E-mail, Telefone e responda as perguntas;
5. Selecione a Equipe ou os Funcionários para o agendamento;
6. Ao finalizar clique em Criar reserva.
Figura 02 – Localização do botão “Criar reserva”
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