Limpeza de versões antigas de um arquivo

Se você inclui um documento no armazenamento de Equipe, ele é carregado para nuvem e consome um espaço da pasta do setor. Caso insira o documento com o mesmo nome, mas com conteúdo diferente, a versão antiga ficará armazenada por um período, caso precise recuperá-lo. Em casos que isso é feito com arquivos grandes, o espaço do setor é rapidamente estourado.

Quando o espaço disponível acaba, o responsável do setor deve realizar a limpeza de arquivos desnecessários ou que já estão nos sistemas do tribunal (como o e-TCEES e o CidadES), conforme indicado na Portaria Normativa 00074/2018.

A seguir, confira o passo a passo que pode ser realizado pelo responsável do setor ou servidor, caso ele solicite o acesso através de um chamado.

Procedimento

 1.   Abra o e-TCEES;

 2.   No menu lateral clique em Administrativo > Administração do setor > Equipe;

 3.   Nessa tela você consultará os membros da equipe, canais existentes e a quota de armazenamento;

 4.   Clique em Visão Detalhada, para acessar a página de métricas de armazenamento da sua equipe;

Figura 01 – Localização da opção “Visão Detalhada”;

Nesta página, é possível consultar o tamanho total das pastas e dos arquivos armazenados. Verifique quais possuem o maior tamanho e avalie a necessidade de mantê-los. Caso um arquivo possua várias versões antigas, você verá a opção Histórico de versão na última coluna, para excluir:

 5.   Clique em Histórico de Versão;

Figura 02 – Localização do “Histórico de versões”

 6.   Para manter somente a versão mais atualizada do arquivo, clique em Excluir Todas as Versões. Caso necessário, repita essa ação para os demais arquivos.

Imagem 03 – Localização do “Excluir Todas as Versões “

7.   Após finalizar a limpeza das versões dos arquivos, esvazie a lixeira da equipe.