Sem papel: Corte intensifica conversão de processos para formato eletrônico

O Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE-ES) está intensificando o trabalho de conversão de processos físicos para o formato exclusivamente eletrônico. A expectativa é de que a Corte elimine o uso do papel nos processos administrativos, de controle externo e de atos normativos, até o final de 2022. Ao final do procedimento, quase 5 milhões de páginas serão digitalizadas, sendo cerca de 20 mil volumes distribuídos em mais de 3.900 processos.

Para o coordenador do Núcleo de Controle de Documentos (NCD), Alex Favalessa, além da economia com papel e impressão, a conversão para o formato eletrônico facilita o acesso aos processos tanto para o público interno como externo, dando maior transparência aos atos do TCE-ES. “O eletrônico ainda viabiliza novas formas de trabalho, como o teletrabalho, e, sobretudo, há ganhos de celeridade processual”, afirmou. Os trabalhos foram iniciados em 15 de julho e, até o momento, a equipe contabiliza 44 processos convertidos, sendo 339 volumes e 76.680 páginas.

O procedimento é coordenado pelo NCD, que supervisiona as primeiras etapas, realizada por uma empresa contratada, e, depois, realiza a verificação, conferindo página por página do processo físico com o digital. Favalessa explicou que a contratação da empresa foi baseada em um estudo técnico preliminar, elaborado pela experiência adquirida pelo próprio setor na conversão de processos de naturezas específicas – tarefa desempenhada desde 2016.

Etapas da conversão

O trabalho se inicia com a higienização do processo a ser convertido, que consiste na sua preparação para a digitalização com a desmontagem dos autos, mantendo a formatação original. É feita a retirada de grampos, clips, fitas adesivas e outros objetos apensados ou afixados nas folhas, bem como a recuperação de partes rasgadas, amassadas e a limpeza dos documentos que porventura estejam sujos.

Após, segue para a digitalização, feita em máquina moderna e com capacidade de produção de 90 páginas por minuto. O processo segue, então, para conferência, que consiste na comparação integral das imagens e textos gerados nos arquivos eletrônicos com o que consta no processo físico, folha a folha, de forma a garantir que todo conteúdo do processo digitalizado e gravado no respectivo arquivo corresponda fielmente ao conteúdo do processo físico. Em seguida, é feita a conversão, que é a inserção dos arquivos gerados na digitalização em sistema no TCE-ES. Até esta etapa, as tarefas são desempenhadas pela empresa contratada, com funcionários que atuam no próprio Tribunal.

Para finalizar, servidores do NCD realizam a validação, uma checagem e conferência final do procedimento de digitalização a fim de assegurar a fidedignidade do conteúdo gerado nos arquivos eletrônicos com os originais do processo. Só então o processo é liberado. Os autos físicos são encaminhados para acautelamento fora do Tribunal de Contas, em empresa contratada para armazenamento até o trânsito em julgado e posterior eliminação, respeitando os prazos da tabela de temporalidade. Registra-se que, se necessário para consulta, é possível solicitar ao NCD os autos físicos.